비즈니스매너 (2) 신입사원 Tip (명함건네기, 전화응대, 이메일주고받기 등)

학생 신분을 벗어나 처음 직장으로 출근을 했을 때, 새로운 시작이라는 것에 있어서 다가온 설레임도 물론 있지만 한편으론 내가 겪지 못했던 직장 예절의 인지 부족으로 자칫 잘못을 할까 두려운 마음도 컸을 것이다. 신입사원의 이러한 고충을 덜어내어 주기 위해 비즈니스 매너의 가장 기초적인 직장인 예절에 대해 알려주려 한다.

처음이라는 것은 어디에서나 중요하다. ‘첫 인상이란 것은 누군가를 판단하기에 가장 첫 번째가 되는 기준일 수 있으므로, 처음 보이는 태도와 표정은 가장 먼저 신경 써야 하는 부분이다. 캘리포니아 대학교 로스앤젤레스캠퍼스(UCLA) 심리학과 명예교수인 앨버트 메라비언(Albert Meharabian)19871년에 출간한 저서 《Silent Messages》 속 메라비언의 법칙에 의하면 한 사람이 상대방의 첫인상으로부터 받는 이미지는 시각 55%, 청각이 38%, 언어가 7%에 이른다고 한다. 이처럼 보이는 행동과 커뮤니케이션 응대가 얼마나 중요한 요소인지 알 수 있다.

55%
시각
38%
청각
7%

실제 한 조사결과에 따르면 기존 임직원들이 신입사원에게 요하는 가장 큰 부분이 인성과 예절이라 한다. 이 근거에 따라명함건내기’, ‘전화응대’ 등 커뮤니케이션과 관련한 직장인 예절부터,  ‘이메일주고받기까지 가장 기초적인 직장인 예절에 대해 간략하게 살펴보고 숙지하도록 하자.

명함건내기

직장인의 신분을 증명하는 신분증과도 같은 명함’. 처음 명함을 주고 받을 때의 그 긴장감과 설레임은 이루 말할 수 없다. 하지만 명함을 주고받는 일을 누군가에게 배운다는 것은 흔치 않은 일이다. 비즈니스 매너에 있어서 명함을 주고 받는 다는 것은 자신의 첫인상을 어떻게 상대방에게 기억되게 할 지를 구분 짓는 중요한 일이기에, 명함을 주고 받는 기본적 매너는 습득하고 있어야 한다.

명함은 오염되지 않도록 명함 지갑을 활용하여 항시 깨끗하게 보관 해야 한다. 또한 명함을 주고 받기 전에는 먼저 착석하지 않도록 주의해야 할 것이다. 그리고 상대적으로 서열이 낮은 사람이 먼저 건네고, 명함을 건넬 때에는 상대방과 눈을 마주치며 본인의 이름을 구두로 이야기 해야 한다. 만약 동시에 주고 받는 상황이 된 경우에는 상대방에게 본인 명함은 오른손으로 건네고 상대방의 명함은 왼손으로 받는다. 가급적이면 서열이 낮은 사람이 상대방보다 낮은 위치로 명함을 건네는 것도 중요하다. 명함을 받은 이후에는 상대방의 얼굴과 이름을 다시 한 번 인지한 후 테이블 위 보이는 곳에 가지런히 놓아두도록 한다(다이어리, 노트북 옆 등). 이 때, 회의가 끝나기 전 까지 테이블 위에 올려놓아야 한다(회의가 끝난 후 보관 하도록 한다.).

 

 

 

전화응대

자꾸만 울리는 전화벨. 침이 바짝바짝 말라오며 손끝이 차가워질 때도 있다. ‘내가 받아야 하나?’, ’첫 마디를 뭐라고 해야 할까?’ 등 누구나 신입일 때 이러한 고민을 한 번쯤 해봤을 것이다.

 

전화를 일단 받긴 했는데… 첫 마디는 뭐라고 하면 좋을까?

전화벨은 세 번 이상 울리기 전에 받는 것이 좋으며, 첫 마디는 ‘인사, 회사명, 부서명, 이름, 직급’ 순서로 말하는 것이 좋다. 예를 들어보자면 ‘안녕하세요, 이모션글로벌 전략기획팀 홍길동 주임입니다.’ 처럼 자신의 신분을 밝히며 받는 것이 신뢰를 주기에 좋다.

이후 상대방이 용건을 말하면 메모해 두는 것이 좋다. 대답하기 곤란하거나 애매한 내용은 모든지 메모를 해두고 상대방의 연락처를 되물은 후, 담당자의 부재로 인하여 전달 후 다시 연락 드리겠다는 말을 전달하는 것이 좋다. 상대방의 연락처를 물을 때에는 정확한 회사명, 이름과 직함을 꼼꼼히 기입해 두어야 한다.

 

 

또 전화응대 시에 당황하기 쉬운 부분 중 하나가 바로 ‘내선 돌려주기’이다. 상대방이 용건을 말하며 담당자에게 전화를 연결해 달라고 요청할 시에는 잠시만 기다려 달라는 멘트와 함께 전화를 돌려줄 담당자 내선번호를 누르고 [돌려주기] 버튼을 누르도록 한다(회사마다 다를 수 있지만 보통은 이러한 방법으로 전화를 돌려줄 수 있다.). ‘내선돌려주기’의 방법은 회사마다 다를 수 있으니 선임이나 인사팀 등 에게 미리 물어보고 숙지해 놓는 것이 좋다.

 

이메일 주고받기

직장 생활을 하면서 이메일 주고받기란 하루 일과 중 큰 영역을 차지한다. 우선 이메일을 주고 받기 전 준비해야 하는 부분은 전자서명이다. 회사에서 공통으로 사용되는 전자서명 양식을 확인한 후 본인의 부서명과 직급을 확인하여 정확하게 기입하도록 한다.

이후 실제 이메일을 작성하게 될 때에는 받는이와 참조에 넣을 이들을 구분하여 불필요한 사람까지 참조에 걸지 않도록 한다. 또한 인사말, 서론, 본론, 결론, 맺음말순서로 내용전달에 있어 깔끔하게 표현하도록 한다. 인사말에는 인사와 자신의 신분을 밝히도록 하며, 서론은 왜 이메일을 쓰게 되었는지 한 줄의 간략한 목적과 본론에는 상세 전달 내용, 그리고 결론에는 필요한 요구 사항이라 던지 상세 전달 내용을 한 줄로 다시 깔끔하게 마무리 지어 전달 하는 것이 좋다.

 

 

일을 잘하는 것도 물론 중요하다. 하지만 기본적으로 사회에 발을 들여놓은 이상 예의와 격식은 필수이다. 위와 같은 팁들이 간단해 보이지만 사실은 잘 지켜지지 않고 있는 부분들이 많다. 세상의 모든 것들은 기초에서부터 차근히 쌓여지는 것이다. 이를 명심하여 아주 작은 매너도 습관화하도록 하자. 모든 신입사원들의 건강한 회사생활을 필자는 응원한다.

 

 

 

 

 

 

글 :  이모션글로벌 Contents Creator & Strategic Planner 정소영

email : soyoung.jung@emotion.co.kr

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